Det är uppenbart att viruset är ett hot mot samhället eftersom en stor mängd människor riskerar att bli sjuka samtidigt. Även om de allra flesta kommer ut på andra sidan smittan utan några problem så kan funktioner och verksamheter stanna upp totalt.
Cloudnet är din driftpartner, och när du får problem med din webbplats vill du givetvis att Cloudnet finns där som hjälp! Vi har sedan länge en kultur av distansarbete och en välutvecklad metod för hur vi arbetar utspridda. Redan idag har vi flera medarbetare som bor långt ifrån kontoret och har sin dagliga arbetsplats i hemmet. De flesta sitter under normala omständigheter samlade på kontoret, men just nu arbetar alla hemifrån enligt de rådande rekommendationer som finns. Geografiskt är vi utspridda med ett avstånd av ca 70 mil mellan oss. Risken att alla smittas och insjuknar samtidigt är därför väldigt liten.
Att arbeta på distans är inte alltid det lättaste. Inte minst finns en hel del tekniska utmaningar, men även organisatoriska. Jag tänkte passa på att presentera lite verktyg och tips här om du eller din arbetsplats själva är sugna på att ha mer distansarbete. En stor utmaning är att alla måste känna sig delaktiga och alla måste få ta del av ”korridorssnacket”, men ändå kunna arbeta ostört.
Våra verktyg och metoder för distansarbete
Zoom
zoom.us – Det här är ett videokonferenssystem som i princip är det enda som fungerat felfritt år efter år. På huvudkontoret har vi en Mac kopplad till en skärm som hänger på väggen och kamera. Kontoret blir ett ”zoom room”, dit klienter enkelt kan ringa in via ett telefonnummer eller ansluta med bild och ljud med hjälp av en dator, mobil eller iPad.
Ett problem när ett rum är uppkopplat till en videokonferens är ljud. Främst är det i kontoret där det sitter många som det blir problem. Om alla har en egen mikrofon blir det eko. Tro mig, vi har testat alla varianter. Lösningen är, tyvärr, ganska komplicerad. På kontoret har vi en en mixer som är kopplad till Zoom. Från mixern har vi högtalare och mikrofon till varje arbetsplats. Varje högtalare och en egen volymkontroll och varje mikrofon har en mute-knapp.
De som sitter själva har en egen iPad som bara kör Zoom och ansluter till zoom-rummet. En anledning är att video tar ganska mycket processorkraft och det är fint att ha separat system för video och ljud.
Slack
Slack är ett annat bra verktyg vi använder väldigt mycket. Det är en gruppchat där vi alla kan skriva till varandra. Tillsammans med en del fina integrationer till olika system ger det hela teamet en bra översiktsbild av vad som händer, hur läget är och om det är något som brinner i gardinerna. Om en medarbetare är borta på möte, sjuk, semester eller annat så är det enkelt att snabbt få en insyn i vad hen har missat. Snabba frågor till varandra är även det viktigt, det ger alla en bra möjlighet att få hjälp, eller att sprida information.
Webbaserade verktyg
Webbverktyg generellt är en förutsättning för att lyckas. Målet är att vem som helst ska kunna arbeta varifrån som helst. Ett kafé, hemma, i Spanien, en hängmatta eller en flygplats. Allt ska gå att komma åt via en webbsida.
Klient-certifikat
Alla internutvecklade verktyg vi har går att komma åt, krypterat, med hjälp av ett s.k. klientcertifikat. Det är alltså ett certifikat som installeras på telefonen eller datorn och med hjälp av det kan vi enkelt och säkert använda alla våra verktyg. Inga klumpiga och konstiga VPN-lösningar, inga osäkra lösenord som kan komma på vift.
Disciplin
Det är omöjligt att arbeta om det är ett ständigt sorl hela tiden. Samtidigt måste man kunna ta del av det som händer på kontoret. Det gäller främst de tillfällen då det är flera personer på kontoret men några sitter någon annanstans. Att använda mute-knappen på mikrofonen är viktigt, det gäller inte bara att stänga av ljudet, utan även slå på det. En del jobb, men något det snabbt går att vänja sig vid.
Nu när det är jobb hemifrån som gäller kan min Zoom-klient se så här rolig ut!
Morgonmöte
Varje morgon har vi en samling där gårdagens arbete och dagens kommande arbete gås igenom. Det är alltså ännu mer viktigt med information när vi är utspridda.
Fysiska träffar
Givetvis har vi, när det inte är Coronatider, fysiska träffar där vi gör roliga saker, hänger eller bara sitter och jobbar tillsammans. Det är väldigt svårt att lära känna någon eller få en mer personlig kontakt med en person du aldrig träffar. Även om distansarbete fungerar väldigt bra så ersätter det inte mänskliga relationer. Det här är nog den viktigaste faktorn till att distansarbete överhuvudtaget kan fungera.
Vill du veta mer hur det fungerar i praktiken? Självklart är du välkommen, fysiskt, till oss och ta en titt!